Dans une époque digitalisée, les équipes multilingues d’une entreprise internationale organisent de plus en plus de réunions en ligne. Skype est l’une des plateformes de visioconférence les plus populaires. Elle propose de nombreuses fonctionnalités pour faciliter ces réunions. Une réunion multilingue peut cependant être difficile à organiser. Il est difficile de faire passer le message dans plusieurs langues et de faire participer tout le monde de façon fluide et efficace. Voici quelques conseils pour réussir votre réunion multilingue sur Skype.
1. Avant la réunion
La préparation d’une réunion multilingue sur Skype est un point qu’il faut prendre en compte. Celui-ci demande certaines étapes de préparation afin de planifier correctement votre stratégie pour faire de votre rendez-vous un succès.
Bien connaître les interlocuteurs de votre réunion multilingue
La première étape pour réussir une réunion dans plusieurs en visioconférence est de bien connaître les différents participants. Quelle est leur langue maternelle ? Quel niveau de maîtrise ont-ils d’autres langues ? Souvent, les réunions multilingues sont réalisées dans une langue pilier que tout le monde peut parler et comprendre comme l’anglais. Cependant, tous les pays n’ont pas une excellente pratique de l’anglais, c’est notamment le cas des pays de l’Est comme la Pologne ou la Hongrie. Dans certains cas, il faudra donc prévoir une réunion qui se tiendra dans plusieurs langues.
Envoyer l’ordre du jour et les documents relatives à la réunion multilingue à l’avance
Pour bien préparer tout le monde à la réunion, il est impératif d’envoyer l’ordre du jour ou tout autre document pertinent à tous les participants bien avant la réunion. Si possible, fournissez ces documents dans la langue maternelle de chaque participant. Lorsque vous ne parlez pas la langue de vos interlocuteurs, faire traduire vos documents par un professionnel est vivement recommandé.
Préparer une réunion dans plusieurs langues peut cependant avoir un inconvénient de taille : difficile de prévoir un rendez-vous improvisé ou organisé la veille pour le lendemain.
2. Utilisation des outils de traduction et de sous-titrage de Skype pour une réunion multilingue réussie
Activation de la traduction en temps réel
Skype offre la possibilité d’utiliser la traduction en temps réel. Cette fonctionnalité est donc très utile lors des réunions multilingues. N’oubliez pas de l’activer avant la réunion et de guider vos participants sur la manière de l’utiliser.
Utiliser les sous-titres en direct
Skype propose aussi une fonctionnalité de sous-titres en direct. Cette option peut être précieuse pour ceux qui ont des difficultés à comprendre une autre langue oralement. Assurez-vous que tous les participants savent comment activer cette fonctionnalité.
Faire appel à un interprète professionnel
Les outils de traduction automatique de Skype sont limités et ne facilitent pas la fluidité. Faire appel à un interprète dans la langue de vos homologues étrangers est une bonne manière de délivrer une information fiable et pertinente. Cela est vivement encouragé dans le cadre de réunions importantes avec des enjeux stratégiques, financiers ou marketing majeurs. L’interprète facilitera la communication et le fera avec une grande fluidité !
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3. Favoriser la compréhension et l’engagement
Lors de la réunion, il vous sera impératif de réaliser quelques aménagements afin de faciliter la compréhension et l’expression de chacun dans une langue différente.
Encourager les pauses et la reformulation
Pendant la réunion, encouragez les pauses après chaque point important pour permettre la traduction et la reformulation. Ce point est particulièrement vrai lorsque vous faites appel à un interprète pour votre réunion multilingue sur Skype. Cela donnera également aux participants l’opportunité de poser des questions et d’exprimer leurs idées.
Promouvoir l’inclusion
Il est important de promouvoir l’inclusion et l’engagement des participants de votre réunion multilingue. Encouragez ainsi vos interlocuteurs à exprimer leurs idées, et assurez-vous d’inclure tout le monde dans la conversation, quelle que soit leur niveau de langue.
4. Après la réunion
Fournir un compte-rendu détaillé
Après la réunion, fournissez un compte-tenu détaillé dans la langue maternelle de chaque participant. Ce document aidera à clarifier tous les points qui pourraient avoir été mal interprétés afin que tout le monde puisse comprendre tous les échanges qui se sont tenus. La réalisation de ce document résumé est primordiale pour assurer des échanges fiables et de qualité.
Recueillir les impressions des participants
Enfin, n’oubliez pas de recueillir les commentaires et impressions de tous les participants. Cela vous aidera à améliorer vos futures réunions multilingues sur Skype !
